"Antes de implantar la administración electrónica hay que simplificar la gestión"

En su libro viene a hacer un diagnóstico sobre la implantación de la administración electrónica en España. Nuestras instituciones ¿aprueban o suspenden en esta materia?

La normativa para el impulso de la Administración-e es muy ambiciosa, ofrece una hoja de ruta que deben seguir las instituciones. Es evidente que no todos los niveles de la Administración Pública española pueden cumplirlas, incluso las que disponen de más recursos, las estatales. Son normas muy jóvenes que indican qué y cómo deben actuar nuestras instituciones para implantar una eficaz gestión de documentos electrónicos. Contempla diversas fases previas antes de que se puedan implantar lo que llamamos metadatos. Pues bien, muchas de las administraciones públicas, sobre todo las locales, no han superado ni la primera de esas fases previas.

¿Por qué motivos?

Los problemas para desarrollar la Administración Electrónica son muchos: resolver la dualidad entre la administración en papel y la Administración-e; adaptar las iniciativas que han tomado algunas Administraciones de forma aislada sin una base sólida y mediante contrataciones externas; falta de recursos humanos y técnicos; ausencia de plantillas profesionales (documentalistas, informáticos); y no disponer de expertos que conozcan bien la estructura y funcionamiento de las Administraciones locales, entre otros.

O sea, que suspenden.

Hoy no existe una herramienta para validar esas actuaciones aisladas de muchas instituciones públicas, no es posible calificar con un suspenso o un aprobado en la implantación de la Administración Electrónica. Las instituciones estatales aprueban pero no tienen plenamente operativa la Administración-e, y las locales suspenden o raspan el aprobado en función de los recursos de que dispongan para invertir en este proceso. Por eso, es necesario aprobar una política común de la Administración Electrónica como un sistema integrado de Información Administrativa y a partir de ahí definir el proceso. También hay que evaluar la gran diferencia de recursos entre las distintas instituciones públicas y resolver el problema de su capacidad operativa.

Y además de los recursos ¿nos falta cultura digital a la ciudadanía y a los funcionarios? ¿O son nuestros políticos, que aún son demasiado analógicos?

Ambas cosas. En primer lugar es necesaria la participación de expertos que conozcan la estructura organizativa y funcional de las administraciones locales (secretarios, interventores, administrativos), de profesionales expertos en la documentación-descripción de procesos administrativos (documentalistas), de informáticos, de ciudadanos? La implementación de la Administración-e se empezó a diseñar pensando en aspectos técnicos y tecnológicos antes que en los funcionales, que es como empezar la casa por el tejado. Antes que implantar la gestión electrónica, hay que simplificar la gestión administrativa en sí, porque la administración electrónica no es solo trabajar "en digital", sino que todo el proceso administrativo esté integrado, sea funcional, simple? y digital. Y respecto a los políticos, su acción está muy condicionada por los recursos. Aquellos que gestionan organismos estatales con mucho presupuesto adaptan a su nivel la normativa europea y se sienten relativamente satisfechos por haber cumplido parte de las expectativas. Pero luego están los políticos que gestionan menos recursos, normalmente en las Administraciones autonómicas, provinciales y locales, muchos de los cuales no están implantando la administración electrónica, lo que no tardará en generar problemas por el incumplimiento de la normativa sobre esta implantación, que es obligatoria.

¿Qué beneficios prácticos puede aportar a los ciudadanos la Administración electrónica?

Esos beneficios se derivan de los propios objetivos de la Administración Electrónica: transparencia en la información pública, fácil accesibilidad a la misma, agilización y simplificación de los trámites de los ciudadanos, etc.

Su libro ha sido editado por el Servicio de Publicaciones del Congreso de los Diputados ¿Tiene esperanzas de que los diputados y sus grupos parlamentarios tomen nota del diagnóstico y legislen en consecuencia?

El hecho de someter este trabajo a una evaluación de un equipo de expertos encabezados por una de las letradas del Congreso de los Diputados, Rosa Ripollés Serrano, para decidir su publicación ya indica la necesidad de una metodología para impulsar la Administración Electrónica. El libro es una aportación científica pero describe también una realidad. Pero en este país, cuando las decisiones dependen de políticos, nunca se sabe.

En su libro propone un método de diagnóstico ¿en qué consiste esa metodología?

La aplicación del método o protocolo es el que permitirá hacer un diagnostico. Se adopta un enfoque por procesos, siendo el principal objeto de estudio un expediente administrativo real de una Administración Local a partir del cual estudiamos el ciclo completo de ese procedimiento. Entonces se diseña y aplica un modelo de descripción de procesos institucionales para simular cómo sería su gestión electrónica. Y después se diseñan los metadatos, las instrucciones que se deben programar para que el ordenador realice las funciones del proceso. Esta fase es muy importante. Y, por último, obtenemos conceptos que son aplicables a los demás procesos de cualquier Administración Pública y que ayudarán al legislador y al político gestor a implantar correctamente la Administración Electrónica.

Usted es documentalista y profesora en la Facultad de Comunicación y Documentación de la Universidad de Murcia. ¿No tiene la impresión de que el periodismo es cada vez más ‘instantáneo’y menos ‘documentado’?

Las tecnologías de la información y la comunicación (TICs) están dando lugar al intercambio de papeles entre profesionales de la información muy extraños. Muchos informáticos se han convertido en productores de información a partir de la explotación de bases de datos. Bastantes periodistas se han transformado en excelentes documentalistas y numerosos documentalistas en buenos gestores del conocimiento. Las TICs, conducen a situaciones de convergencia funcional que dan paso a nuevos perfiles. Periodismo y documentación son hoy profesiones distintas con titulaciones diferentes, aunque comparten intereses comunes. La función del comunicador no es organizar la información y la del documentalista no es crear nueva información. Pero ambas profesiones están en el mundo de la información y es importante establecer relaciones de colaboración. La barrera entre periodistas y documentalistas existe en cuanto a formación. En lo que se refiere a temores, retos, trabajo desempeñado y capacidad de ambos, se podrían unificar bajo una misma formación: documentalistas de información de actualidad. Los documentalistas estamos al corriente del cambio experimentado en todos los contextos de trabajo a los que damos cobertura tanto en el sector público como privado. Esta concienciación de cambio constante debe forjarse en las universidades, nuestra profesión está en constante evolución y lo que hoy es novedoso, en cuanto a enseñanza - aprendizaje, mañana está obsoleto. Los estudios oficiales deben adaptarse a las nuevas demandas del mercado y de las TICs, sobre todo, se debe promover el reconocimiento y el desarrollo profesional, la formación y el ejercicio correcto de la profesión mediante colegios profesionales que cumplan la misión de hacer ver qué y cómo lo hacemos. Por desgracia las Administraciones Públicas y las empresas privadas no consideran útil nuestra profesión hasta que no ven los resultados de nuestro trabajo. En parte, con este libro pretendo demostrar que los documentalistas debemos formar parte del diseño de las políticas de gestión para la Administración Electrónica.